20. Trợ giúp
I. Mô tả chung
Ticket là chức năng cho phép khách hàng gửi yêu cầu hỗ trợ tới Abaha để giải đáp các vấn đề mà khách hàng đang gặp phải.
II. Hướng dẫn chức năng
1. Truy cập chức năng
Để truy cập chức năng người dùng có thể truy cập như sau: Tại cột chức năng bên trái, người dùng chọn phần Hỗ trợ.
Người dùng chọn Trợ giúp, sau đó chọn các chức năng sau để gửi yêu cầu hỗ trợ.
Trang danh sách yêu cầu
Tại trang Danh sách yêu cầu sẽ hiển thị tất cả các yêu cầu đã tạo của site theo sắp xếp từ mới nhất đến cũ nhất với các trường thông tin:
Tên trường | Mô tả |
ID | id của yêu cầu |
Người gửi | Người tạo yêu cầu, thông tin này sẽ lấy dựa theo account tạo yêu cầu |
Tiêu đề | Tiêu đề của yêu cầu |
Nội dung | Nội dung của yêu cầu |
Loại yêu cầu | Loại yêu cầu phản ánh |
Người tiếp nhận | Tên nhân viên vận hành tiếp nhận yêu cầu |
Trạng thái | Trạng thái của yêu cầu |
Ngày tạo | Ngày tạo yêu cầu |
Đánh giá | Đánh giá của KH về yêu cầu |
KH có thể thao tác các actions:
- Tìm kiếm : Tìm kiếm yêu cầu theo ID, tiêu đề
- Filter: Lọc theo loại yêu cầu, trạng thái, người gửi,người tiếp nhận, ngày tạo yêu cầu
Các trạng thái của yêu cầu gồm:
STT | Tên trạng thái |
1 | Chờ xác nhận |
2 | Đã tiếp nhận |
3 | Đang xử lý |
4 | Huỷ |
5 | Hoàn thành |
Các mức độ ưu tiên bao gồm:
STT | Mức độ ưu tiên |
1 | Khẩn cấp |
2 | Cần thiết |
3 | Bình thường |
4 | Thấp |
2.Thêm mới yêu cầu
Để tạo mới một yêu cầu hỗ trợ, người dùng ấn vào nút [Thêm yêu cầu] để tạo mới 1 yêu cầu.
Màn hình hiển thị tạo mới yêu cầu bao gồm các thông tin khởi tạo:
Tên trường | Mô tả |
Tiêu đề | Tiêu đề của yêu cầu |
Loại yêu cầu | 3 loại (HDSD tính năng, yêu cầu tính năng thêm, báo lỗi) |
Mức độ ưu tiên | Mức độ ưu tiên của yêu cầu |
Nội dung | Nội dung yêu cầu bao gồm text và file đính kèm |
Tại trang tạo yêu cầu hỗ trợ, KH điền đầy đủ các thông tin bắt buộc như loại yêu cầu, tiêu đề, mức độ ưu tiên, nội dung và các định dạng cho phép: png, jpg, doc, pdf, xlsx, heic, heif, mp3, mp4 và đính kèm tài liệu tối đa 5MB. Sau đó ấn [Tạo yêu cầu] để tạo mới.
Yêu cầu sau khi được tạo sẽ hiển thị ở đầu danh sách vì xếp từ mới nhất đến cũ nhất. Trạng thái sẽ ở “Chờ xác nhận”, thông tin người tiếp nhận sẽ được cập nhật khi nhân viên vận hành tiếp nhận yêu cầu này.
3.Sửa và Đóng yêu cầu
Chức năng Sửa và Hủy yêu cầu chỉ cho phép đối với những yêu cầu đang ở trạng thái "Chờ xác nhận". Từ trạng thái Đã tiếp nhận trở đi 2 chức năng này sẽ bị ẩn không cho phép khách hàng sử dụng.
3.1 Chức năng sửa yêu cầu
Tại trang danh sách yêu cầu, KH chọn nút Sửa nằm tại cột hành động bên phải màn hình
Màn hình sẽ mở ra trang tạo yêu cầu hỗ trợ.
Sau khi chỉnh sửa những thông tin cần thiết và ấn [Lưu], màn hình sẽ quay lại trang chi tiết yêu cầu và hiển thị thông báo(Cập nhật thông tin yêu cầu thành công).
3.2 Chức năng hủy yêu cầu
Tại trang chi tiết yêu cầu, chọn nút hủy yêu cầu tại cột hành động.
Màn hình hiển thị popup xác nhận đóng yêu cầu.
Sau khi xác nhận đóng yêu cầu, màn hình quay lại trang chi tiết hiển thị thông báo(Cập nhật trạng thái yêu cầu thành công) và trạng thái của yêu cầu đó sẽ chuyển sang "Huỷ".
4. Trang chi tiết yêu cầu
Trang chi tiết yêu cầu sẽ bao gồm 3 phần:
Phần | Tên trường | Mô tả |
1 | Thông tin yêu cầu | Tiêu đề, trạng thái, nội dung, người tạo, người tiếp nhận, thời gian tạo, thời gian tiếp nhận. |
2 | Bình luận | Ô nhập nội dung bình luận |
3 | Trao đổi qua bình luận | Trao đổi về yêu cầu giữa KH và nhân viên vận hành |
|
|
|
KH và nhân viên vận hành có thể xem file đính kèm:
Ảnh xem trực tiếp
Video, file docx or pdf sẽ tải xuống máy để xem
Tại trạng thái Đang xử lý , các nút chức năng sẽ bị ẩn và không cho phép người dùng thao tác. Chức năng đánh giá chỉ dành cho yêu cầu ở trạng thái hoàn thành.
5. Đánh giá chất lượng xử lý yêu cầu
Chức năng Đánh giá yêu cầu chỉ hiện với những yêu cầu ở trạng thái Hoàn thành.
Sau khi ấn vào nút Đánh giá, màn hình sẽ hiển thị ra 1 popup đánh giá yêu cầu.
Sau khi ấn gửi đánh giá, màn hình sẽ quay lại trang chi tiết yêu cầu và hiện thông báo với nội dung (Cảm ơn bạn đã đánh giá chất lượng xử lý yêu cầu). Nút đánh giá sẽ bị ẩn vì chỉ cho KH đánh giá ticket 1 lần. Thêm hiển thị số sao đánh giá ở góc phải ticket (chỉ mang tính hiển thị không tương tác).
Tại trang Danh sách yêu cầu sẽ hiển thị nội dung đánh giá ở yêu cầu đó.
Ngoài ra khách hàng có thể đánh giá phiếu trong chi tiết phiếu:
6. Comment trao đổi về yêu cầu
Khách hàng và nhân viên vận hành sẽ trao đổi về yêu cầu bằng cách bình luận trên trang chi tiết của từng yêu cầu.Phần bình luận cho phép nhập nội dung dạng text hoặc tải file đính kèm.
Các bình luận mới sẽ hiển thị từ mới đến cũ theo chiều từ dưới lên. Mặc định sẽ hiển thị 15 tin nhắn mới nhất. Ấn vào button-link "Load 10 tin nhắn cũ " sẽ hiển thị tiếp 10 tin nhắn cũ.
Thông tin từng khối bình luận sẽ bao gồm:
STT | Tên trường |
1 | Avatar |
2 | Tên người bình luận |
3 | Thời gian bình luận |
4 | Nội dung bình luận |
7.Thông báo tới khách hàng
7.1 Danh sách đối tượng và các trường hợp được thông báo
ID | Case | Nội dung thông báo | Đối tượng nhận thông báo |
1 | Yêu cầu được thay đổi trạng thái. |
| Người tạo và admin của site |
2 | Nhân viên vận hành comment trong yêu cầu | Yêu cầu #{$id} vừa có phản hồi mới từ {$người_tiếp_nhận} | Người tạo và admin của site |
3 | Nhân viên vận hành thay đổi ng tiếp nhận | Yêu cầu #{$id} đã được chuyển tới ($người_tiếp_nhận} | Người tạo và admin của site |
Ngoài nhận thông báo trên web-admin, KH còn nhận được thông báo qua email với nội dung tương tự.
Sau khi Nhân viên vận hành phản hồi: hệ thống sẽ kiểm tra có phản hồi từ khách hàng hay chưa
Nếu chưa có phản hồi nào từ khách hàng thì hệ thống không gửi mail nữa (nghĩa là, chỉ gửi mail 1 lần từ lần phản hồi đầu tiên).
Ví dụ: Nhân viên vận hành A vào ticket và comment 5 tin liên tục, thì hệ thống chỉ gửi 1 mail đầu tiên. Và sẽ không gửi mail nữa cho đến khi có phản hồi mới từ khách hàng.
Nếu đã có phản hồi từ khách hàng thì hệ thống sẽ tiếp tục gửi mail thông báo có comment mới từ Nhân viên vận hành.
Last updated
